El siguiente texto es un extracto del libro La nueva correspondencia comercial Español – Italiano (ISBN: 9781644616734) Conocerlo, entenderlo, interpretarlo y ayudarlo, escrito por Emma De Zuani , publicado por de Vecchi /DVE ediciones.
Introducción
La intención de la presente publicación es crear una útil herramienta de consulta para todas aquellas personas que trabajan en el sector comercial. En efecto, en este ámbito es importante cuidar la correspondencia con precisión, respetando las reglas de estilo y de lenguaje, que a menudo varían de un país a otro, por evidentes motivos de costumbre.
La correspondencia comercial italiana mantiene aún, respecto a la de otros países, cierto carácter de suma cortesía, sobre todo en las fórmulas de introducción y de despedida.
En este manual hemos tratado ante todo la redacción de la carta comercial en general, analizando sus partes y sus características básicas, como el lenguaje, el estilo y la compaginación.
A continuación hemos entrado de lleno en el proceso comercial, proponiendo numerosos ejemplos de cartas para cada etapa de dicho proceso: cartas de presentación y de información, cartas de acuerdos y de pedidos, cartas para el envío y cartas referentes al pago. Consultando los ejemplos que le proponemos, el lector podrá aprender los rasgos esenciales de la carta comercial y adaptarlos a sus necesidades.
Hemos añadido un diccionario de los términos comerciales más comunes y un glosario de las principales siglas tanto españolas como italianas, con la intención de facilitar una ayuda más para la redacción de las cartas. Siguiendo así los numerosos ejemplos y adaptándolos a sus propias necesidades, el lector logrará en poco tiempo hacer suya una correcta escritura comercial bilingüe.
Todos los nombres y direcciones citados en las cartas de ejemplo son imaginarios.
La carta comercial y sus características generales
Definición, estilo y lenguaje
La carta comercial es una comunicación escrita que establece un contacto entre dos partes interesadas en una gestión de negocios. Las partes interesadas en dicha comunicación son el remitente y el receptor o bien el destinatario, mientras que el contenido de la carta se puede definir como mensaje.
El remitente y el destinatario suelen ser empresas, comerciantes, artesanos, profesionales, entidades, etc. Se comprende que con respecto al mensaje pueden presentarse infinitas posibilidades; en este libro hemos tratado de recoger una gama lo más amplia posible de escritos comerciales, divididos según las distintas y principales etapas de una relación comercial. Pero volvamos al mensaje. Muchas de las fórmulas comerciales del lenguaje han caido ya en desuso. Hoy en día, el lenguaje comercial es más ágil y articulado, y por tanto mejor dirigido al objetivo que se pretende alcanzar.
Y ello porque la carta es siempre una presentación y, como tal, da al receptor una imagen nuestra, que a ser posible debe ser la mejor.
Existen algunas reglas que deben respetarse en la redacción de un escrito comercial.
Ante todo, la carta comercial debe ser breve y concisa, clara en su contenido, y debe expresarse mediante oraciones breves y, sobre todo, gramaticalmente correctas.
Es útil emplear una terminología específica, técnica y/o comercial, para una comprensión más rápida del texto por parte del destinatario.
No obstante, es mejor limitar el número de las llamadas «frases hechas», porque la carta comercial debe redactarse teniendo bien presente, en cada momento, el objetivo de la comunicación.
Por lo tanto, es preciso tener bien claro lo que queremos referir al receptor y escribirlo con precisión, para evitar confusiones y malentendidos perjudiciales para la relación comercial o, al menos, causa de retraso en la gestión.
En la redacción de las distintas oraciones es necesario utilizar un lenguaje cortés, ágil y sin errores sintácticos.
En este sentido, deben evitarse las repeticiones de términos a poca distancia entre sí dentro del texto, como también es necesario prestar atención a la construcción de la frase, que debe ser sencilla: se evitará el excesivo número de incisos o de paréntesis, porque son elementos de interrupción en la lectura y por tanto en la comprensión del texto.
Pero sobre todo daremos una buena imagen de nosotros mismos si evitamos esos errores, hoy en día, tan difundidos que pasan casi siempre desapercibidos para ojos distraídos, pero que no dejan de ser una señal de imprecisión y descuido: la consecutio temporum será precisa, se respetarán con cuidado los subjuntivos, se evitará el frecuente error del anacoluto, se prestará atención a la división en sílabas de las palabras al llegar al final de la línea, etc.
Otro factor no menos importante en la redacción de un escrito es la puntuación, que no debe abundar fragmentando inútilmente el discurso, sino integrarse con precisión sólo donde sea necesaria.
A este respecto recordemos que: la coma, que es el signo más utilizado, debe emplearse sólo para separar entre sí las partes de una enumeración, o para aislar los elementos que se expresan por inciso (ej.: «La mercancía, ya embalada, les será remitida cuanto antes…»), o para dividir las distintas proposiciones de una oración2 cuando comienzan con los conectivos: pero, sin embargo, cuando, con el fin de, para que, si bien y similares. Es mejor evitar introducir la coma antes de la conjunción «y».
Con respecto al papel que debe utilizarse, lo acostumbrado es hacer uso de la hoja de formato base unificado, el A4, de 210 ∞ 297 mm, conforme a las normas UNE (Una Norma Española).
A menudo la hoja lleva ya, en la parte alta de la página, el encabezamiento de la firma, que puede estar formado simplemente por la enumeración de los datos de la propia empresa, o llevar además un logotipo, es decir, un dibujo gráfico creado especialmente para representar a la compañía. Es mejor utilizar papel blanco o, al menos, de color claro, siempre de buena calidad.
Cartas De Presentación Y Contacto
Con este tipo de carta nos presentamos a una empresa, a un particular o, en cualquier caso, a un posible cliente, presentando nuestra actividad y ofreciendo nuestra colaboración para una relación comercial.
Es muy importante que el escrito tenga un tono capaz de despertar la atención del destinatario, pero que, al mismo tiempo, no peque de presunción.
Por lo tanto, es preciso dirigirse al receptor con un tono seguro, ilustrando ante todo el propio historial con sencillez y precisión, sin ampulosidades, pero tampoco con falsa modestia. Se utilizará un tono normal, equilibrado, proporcionando una amplia gama de datos referentes a la actividad, a los plazos de entrega o de ejecución, a los precios y a las modalidades de pago. Por último se pueden enumerar las ventajas que derivarían, para ambas partes, en el caso de una relación comercial.
Es fundamental que este tipo de carta comercial, que da a conocer por primera vez el remitente al destinatario, sea perfecta en su redacción, sin errores, y bien cuidada en la parte gráfica, dado que la primera impresión que se da al cliente puede ser decisiva para el inicio de unas relaciones.
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