Informes, comunicados y presentaciones – Reports, press releases and presentations

El siguiente texto es un extracto del libro Informes, comunicados y presentaciones (ISBN: 9781683254287) Conocerlo, entenderlo, interpretarlo y ayudarlo, escrito por Simonetta Vercelli , publicado por de Vecchi /DVE ediciones.

Introducción

Saber expresarse de manera clara y de acuerdo con el contexto no es una actitud innata, sino una competencia técnica que se debe adquirir y pulir continuamente.

Las organizaciones, tanto públicas como privadas, persiguen una comunicación clara y eficaz, regulada por normas y estrategias precisas. La comunicación externa (marketing y relaciones públicas) se preocupa por afirmar, consolidar y extender la identidad de una empresa y su presencia en el mercado.

Esto es también válido para la administración pública, encaminada actualmente hacia una política de simplificación y orientación hacia el usuario-cliente y, por tanto, dirigida hacia un nuevo modo de comunicar (y realizar) la imagen y la eficacia del ente público. La comunicación interna de la empresa o la administración entra de lleno en el ámbito de una gestión eficaz de los recursos humanos: mejora del papeleo, reducción de pérdida de tiempo y energías, aumento de las motivaciones e iniciativas.

Paralelamente, a un nivel menor, no basta con que cada profesional disponga de sólidas cualidades técnicas: también tiene que ser capaz de exponer esas habilidades de forma sintética, clara y puntual dejando claro a los demás lo que es evidente para él. Un informe o un discurso tienen como finalidad principal transmitir datos necesarios para la toma de decisiones; de este modo son profesionalmente válidos cuando la exactitud en el contenido viene acompañada por una exposición ordenada, fluida y de acuerdo con su finalidad, con un contexto y un destinatario prefijados.

La cultura anglosajona y francesa ·que incluye parte de Europa y Norteamérica· ha experimentado, codificado y difundido desde hace tiempo las normas que regulan el estilo práctico en la prosa de organización escrita y oral de los técnicos de empresa. En Italia, por ejemplo, el debate sobre la falta de una, por así llamarla, escritura funcional y sobre los reflejos negativos en el ámbito económico y de las relaciones no se inició hasta comienzos de los años setenta, partiendo principalmente del ámbito de la prensa.

Los resultados no tardaron en llegar, sobre todo, en el campo de la comunicación especializada y de la empresa. El curso universitario de Ciencias de la comunicación funciona desde hace algunos años. Grandes empresas e instituciones como la Banca de Italia están revisando el estilo de sus comunicados internos y externos. En 1997 se publicó el Manual de estilo. Instrumentos para simplificar el lenguaje de la administración pública, señal de una necesidad prevista desde hace tiempo aunque en gran parte todavía desatendida.

La escritura técnica y profesional y la capacidad de expresarse oralmente tienen más que reconocidos su fuerte potencial y sus propias características. Este libro tiene como finalidad facilitar algunos consejos útiles para reforzar la capacidad comunicativa dentro del ámbito profesional, ya que los conocimientos proporcionados en la escuela son sólo la base sobre la que se debe construir un buen dominio lingüístico y expositivo mediante la práctica y el entrenamiento constantes.

Comunicar con eficacia supone conocer la dinámica y los factores en juego en el proceso de comunicación, dominar la disposición lógica del discurso y ese instrumento tan potente y dúctil que es la lengua. Todos esos factores son el tema de la primera parte del libro. La segunda parte está dedicada a la escritura funcional y a los diferentes tipos de texto necesarios según las circunstancias.

En concreto el interés se centra en tres puntos: el manejo y orden de la información, el esquema previo, la redacción formal del texto. La tercera parte trata sobre la exposición oral: los métodos y los conceptos básicos para lograr una comunicación eficaz son comunes a la forma escrita, pero enfrentarse a un interlocutor o a un publico obliga a adoptar estrategias específicas y a controlar las ideas y las emociones para que no sean un obstáculo.

Los ejemplos y ejercicios propuestos sirven para adquirir y reforzar los expedientes técnicos, valorar las prestaciones, corregir siguiendo los consejos facilitados los materiales propios y ajenos con espíritu crítico y labor limae, la labor de limar que incluso los grandes poetas y escritores se imponen. La comunicación en el ámbito profesional trae consigo problemas muy amplios: la finalidad de este libro no es la de solucionarlos todos de manera exhaustiva, sino proporcionar consejos útiles a nivel general, adaptables libremente a los contextos y exigencias personales. La presentación del contenido se ha realizado de manera que se pueda leer por entero o realizar consultas puntuales para solucionar cada uno de los problemas. Todo el material propuesto se ha extraído de documentos técnicos profesionales.

Manos a la obra.

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