La nueva correspondencia comercial español – inglés – The new Spanish-English business correspondence

El siguiente texto es un extracto del libro La nueva correspondencia comercial español – inglés (ISBN: 9788431556297) Conocerlo, entenderlo, interpretarlo y ayudarlo, escrito por Varios Autores, publicado por de Vecchi /DVE ediciones.

Introducción

El presente volumen pretende ser un útil instrumento de consulta para todas aquellas personas que operan en el sector comercial. En efecto, en este ámbito es importante cuidar la correspondencia con precisión, respetando las reglas de estilo y de lenguaje, que a menudo varían de un país a otro por motivos consuetudinarios.

La correspondencia comercial en lengua inglesa, en las relaciones tanto con Gran Bretaña como con Estados Unidos y otros países, ha ido orientándose con los años hacia una escritura cada vez más libre de rígidos condicionamientos formales; es esta la escritura que le indicamos al lector en la presente publicación como la más idónea para la comunicación epistolar moderna.

Ante todo se trata la redacción de la carta comercial en general, analizando sus partes y sus características básicas, como el lenguaje, el estilo y la compaginación.

A continuación se entra en el trayecto comercial, proponiendo numerosos ejemplos de cartas para cada etapa del mismo: cartas de presentación e información, cartas de acuerdos y pedidos, cartas para la expedición, cartas relativas al pago, etc. Adaptando estos ejemplos a sus necesidades, el lector logrará en poco tiempo hacerse con una correcta escritura comercial bilingüe.

Hemos añadido un diccionario de los términos comerciales más comunes y un glosario de las principales siglas empleadas normalmente con la intención de proporcionar una ayuda más para la redacción de las cartas.

Todos los nombres y direcciones que aparecen en las cartas-ejemplo son imaginarios.

La carta comercial y sus características genéricas

Definición, Estilo Y Lenguaje

Por correspondencia comercial se entiende el conjunto de cartas, mensajes de télex y de telefax que diariamente son enviados y recibidos por una empresa con el fin de iniciar o llevar adelante un trato de negocios.

La conciencia del cambio y la conciencia de la forma moderna de hacer negocios es importante para cualquier persona que despache correspondencia.

Gran parte de la correspondencia comercial está hecha de cartas de rutina que normalmente no crean grandes problemas, como por ejemplo el pedido y la correspondiente confirmación; si por el contrario un pedido no va a poder servirse y es necesario dar explicaciones al respecto, la carta que seguirá será de muy distinto nivel.

Escribir cartas comerciales implica algunas normas que deben seguirse y el dominio de cierto tipo de vocabulario, aunque la tendencia moderna es combatir el uso indiscriminado de frases hechas y lenguaje formal. En efecto, demasiadas expresiones fijas demuestran cierta pereza y tienden a ocultar la personalidad de la persona que escribe.

Así pues, ¿qué debe hacerse y qué no debe hacerse?

El objetivo de una carta comercial es dar un mensaje de la forma más sencilla posible. Por ello, es necesario tener bien presente el contenido de este mensaje para poderlo expresar sin inútiles dilaciones: la concreción siempre es apreciada en la «lucha contra el tiempo» de las horas de oficina. Así pues, el sentido común sugiere que se eviten palabras largas y difíciles cuando se conocen palabras sencillas y breves; frases largas y complicadas no son la mejor forma de comunicar el pensamiento.

Otra precaución consiste en evitar redundancias, como:

During the year of 1965; «the year of» es una redundancia;

We will ship the order at a later date; «at a… date» es una redundancia.

También constituyen un feo error las repeticiones: «Thank you for your interest in our products. As requested we enclose a brochure containing all necessary information about our products. We are at your disposal for further information».

¡Un vocabulario limitado no es un problema irremediable! El uso correcto de un diccionario es, sin duda, una gran ayuda.

Así pues, la carta debe presentarse de forma ordenada y clara; el lenguaje, como ya hemos indicado, debe ser sencillo y directo y comprender toda la información importante.

Otro punto importante en la redacción de una carta es la puntuación, que debe incluirse sólo donde sea necesaria.

La coma, que es el signo más útilizado, se usa para dividir las partes de una enumeración:

«Almohadas, toallas, tapices…»

«Pillows, towels, wallhangings…»

O bien para separar las distintas proposiciones de una oración:

«Si sus precios son más competitivos en el futuro, no duden en ponerse en contacto con nosotros.» «Should you prices in the future be more competitive, do not hesitate to get in touch with us.»

O para aislar las frases incisivas: «Más información, comprendiendo embalaje y gastos extraordinarios, se incluye en nuestra factura pro forma.»

«Further information, including packing and extra charges, are contained in our pro-forma invoice.»

La lista de la página siguiente muestra algunas de las llamadas frases hechas que en la moderna correspondencia comercial deberían evitarse o al menos usarse lo menos posible por estar ya en desuso.

Cartas De Presentación Y Contacto

Solicitud de información

Es un medio importante de establecer un contacto en la primera etapa de una operación comercial. Un comprador potencial presenta su empresa y demuestra interés hacia un producto, informándose en cuanto a cotizaciones y precios, disponibilidad de la mercancía, plazos de entrega, condiciones de pago, etcétera.

Si el cliente es habitual y los pedidos son repetidos, la solicitud de información puede ser muy breve y suelen utilizarse impresos que no requieren salutation ni complimentary close; en caso contrario la carta está formada por una parte introductoria que informa al destinatario sobre cómo y dónde ha obtenido su dirección, quién es y por qué está interesado en sus productos; por una parte central en la que solicita el tipo de información que desea obtener y también catálogos, muestrarios y otro material que desee examinar; por una parte final en la que promete enviar un pedido en caso de que se considere satisfecho.

Oferta

Mediante la carta de oferta el proveedor somete sus productos al cliente potencial y proporciona información sobre las condiciones de venta.

Hay dos tipos de oferta:

— la respuesta a la demanda, con la que el proveedor da la información solicitada;

— la oferta voluntaria, con la que el proveedor propone sus productos sin haber recibido solicitud alguna.

La respuesta a la demanda está formada por una parte introductoria en que se acusa recibo de la oferta y se dan las gracias; por una parte central en la que se da la información solicitada y eventualmente unos mensajes de venta; por una parte final en que se solicita el pedido. En caso de imposibilidad de satisfacer las necesidades del cliente se explicará la propia posición y se ofrecerá una colaboración futura.

La oferta voluntaria tiene más o menos la misma construcción que la respuesta a la demanda, lógicamente sin el agradecimiento inicial. Siendo esta carta el contacto inicial con un potencial cliente, se utiliza un estilo de carácter publicitario a fin de convencer sobre la necesidad del producto.

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