Crecimiento empresarial & personal

El budget como modelo de empresa – Qué es y cómo aplicarlo

El siguiente texto es un extracto del libro El Budget. Qué es y cómo aplicarlo(ISBN: 9781644615188) Conocerlo, entenderlo, interpretarlo y ayudarlo, escrito por Giuseppe Pignanelli, publicado por de Vecchi /DVE ediciones.

En el umbral del tercer milenio, la realidad de las actuaciones demuchas empresas puede equipararse a la de una nave acostumbrada anavegar por aguas tranquilas, con puntos de referencia reales y claramente identificables, que, de improviso, se encuentra desafiando maressiempre más amplios y tormentosos, donde todo referente es desconocido o está completamente ausente. O, en el mejor de los casos, es dedifícil interpretación. En situaciones semejantes, la capacidad y la experiencia del timonel ·esenciales para el éxito del viaje· no puedenconsiderarse garantías suficientes para una navegación sosegada. Enotras palabras, la inmensidad y la inclemencia de los mares requieren lasuperación de la lógica tradicional de la navegación a simple vista y la utilización de instrumentos más modernos y sofisticados que puedanindicar de inmediato el fallido cumplimiento de la ruta programada omodificarla en caso de aproximación de tormentas.

Dejando de lado la jerga marina ·que, por otra parte, podrá observarse que es un lenguaje muy apreciado en esta materia·, no cabe dudade que el complejo conjunto de fenómenos que se encuentra bajo el término globalización o mundialización de los mercados ha provocado unasensible debilitación de las barreras competitivas consolidadas, si no sudefinitiva desaparición, gracias a la progresiva uniformidad de los nivelestecnológicos y cualitativos de los productos y servicios que se ofrecen.

Las primeras que han sufrido las consecuencias de la revolución denuestra era han sido sobre todo las empresas pertenecientes a economías avanzadas de industrialización histórica, tras las que se colocancon justo mérito las empresas españolas, que deben enfrentarse día a díaa una competencia siempre nueva, bastante ágil y muy agresiva, capazde ofrecer un producto con propiedades muy parecidas al original y aprecios muy ajustados.

La competencia de precios, cada vez más despiadada, ha provocadoen particular una progresiva disminución de los márgenes de venta yuna consiguiente y aumentada atención a los costes, factor decisivopara competir con éxito a largo plazo en unas condiciones de mercadotan difíciles, dinámicas y diversificadas.

Por otra parte, la globalización ha significado también nuevas oportunidades. Se han abierto para nuestras empresas perspectivas prometedoras en mercados hasta ayer poco accesibles, en los que es precisopoder actuar con rapidez y eficacia.

Un elemento imprescindible para la prosperidad y el desarrollo deuna empresa es, por consiguiente, una capacidad de reacción rápida yeficaz en escenarios en continua evolución, adaptando o modificandolas propias estrategias.

El control de costes y cargos, la comprobación y monitorización delas estrategias establecidas para definir la ruta óptima que hay queseguir son algunos de los principales objetivos de todos los instrumentos y técnicas de gestión conocidos con la expresión control de gestión.

Patrimonio exclusivo, desde su primera aparición, de empresas degrandes dimensiones, las técnicas de control de gestión han conocido·en particular en los últimos diez años· una progresiva difusión enempresas pertenecientes a distintos sectores y de dimensiones cada vezmás reducidas, hasta alcanzar a pequeñas y medianas empresas.

La esencia de este éxito se encuentra en la toma de conciencia deque una gestión, fundamentada exclusivamente en la intuición de cadaempresario o director, sólo puede limitar los horizontes de la navegación y, en última instancia, sacrificar la propia supervivencia de laempresa a largo plazo: recurrir a herramientas de gestión y control es, pues, absolutamente necesario.

De esas herramientas, el budget (presupuesto) es sin duda una delas más importantes y la que puede encauzar una larga y consolidadaaplicación. En estos últimos años, se ha considerado a menudo que el budget había sido superado y por ello se ha convertido en blanco de lascríticas más feroces; no obstante, esta metodología mantiene intactatoda su eficacia en su capacidad fundamental de programar las ÿactitudesŸ de la empresa, guiando su desarrollo y descubriendo sus trayectorias desviadas, como demuestran claramente las múltiples experienciasllevadas a cabo.

Esa es la consideración que ha llevado a dedicar el presente libro albudget. Este se propone constituir un manual de rápida consulta, unaguía de eficaz referencia encaminada a que el lector entienda de quésirve, cómo se construye, cómo se interpreta y cómo se pone al día unbudget, omitiendo deliberadamente algunos detalles y profundizaciones que ·aunque ciertamente interesantes y pertinentes en una lógica académica para complementar la exposición· tienen escasa onula relevancia desde el punto de vista operativo. Para ello se remite allector a numerosos textos y artículos especializados dedicados al tema, de los que algunos están reseñados en la bibliografía final. Por otrolado, se ha favorecido la constante referencia a contenidos de actuación concretos, propios del modo de hacer un budget, así como se haintentado, donde fuera útil, introducir sugerencias surgidas de la experiencia del autor.

Qué es el budget?

El término budget, de origen anglosajón, pertenece ya, desde hacemuchos años, a la terminología común: todo el mundo habrá oídohablar alguna vez a colegas y amigos o habrá hojeado libros o artículosdedicados a este tema. Sin embargo, si preguntara a amigos y colegas ladefinición de budget, las respuestas serían, seguramente, muy disparesy, a menudo, contradictorias.

Qué se entiende, por lo tanto, por budget? Una primera definición, no técnica, pero que, de algún modo, resume el significado que con másfrecuencia se asigna a este vocablo, es la siguiente:

El carácter documental del budget

Ante todo es importante subrayar que, dado que normalmente se elabora y se desarrolla con la ayuda de tecnologías informáticas, el budget es un documento que debe presentarse sobre el papel. En efecto, comoobjeto que debe compartirse en el interior de la empresa, no es posibleque se dé el caso de que un budget permanezca en la mente (o en elordenador) de quien ha cuidado su elaboración. Por otra parte, es necesario aclarar que el budget es un documentooficial. Esta connotación diferencia en todo y para todo el budget deotros informes o documentos establecidos para la gestión. No obstante, el hecho de que se trate de un documento oficial noimplica que sea público: en efecto esta es una de las diferencias existentes entre el balance, que sirve para cumplir previamente las exigencias de información de terceros, y el budget, que es patrimonio exclusivo e interno de la empresa.

El budget como modelo de empresa

Qué contiene, pues, el documento al que damos el nombre de budget? Como hemos subrayado en la definición antes citada, contiene cifras, expresión de valores monetarios. El budget constituye, en realidad, junto al balance, una representación numérica de la economía empresarial. La diferencia es que el balance determina la economía de empresa en los ejercicios transcurridos (dimensión balance final), mientrasque el budget representa la que deberá ser la estructura económica de lamisma en el futuro inmediato (dimensión preventiva). Sin embargo, la empresa no es una unidad única e indistinta, sinoque está constituida por la actuación de personas y tecnologías de formacoordinada. Dichas personas y tecnologías responden a lógicas paraagrupar los elementos que caracterizan la estructura organizativa y losprocedimientos relativos de funcionamiento para aumentar la precisióny la verosimilitud de la ÿimagenŸ empresarial ofrecida. En otros términos, la articulación del budget y sus contenidos deben definirse de talmodo que el documento sea un fiel reflejo de la empresa en sus características organizativas y funcionales. En definitiva, el budget es un modelo de la empresa o, más precisamente, un modelo técnico y económico de funcionamiento de la empresa para comprender y describir sus comportamientos con el fin, comoveremos más adelante, de guiar su desarrollo.

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