La correspondencia privada y comercial

El siguiente texto es un extracto del libro El gran libro de la correspondencia privada y comercial (ISBN: 9781639198139) Conocerlo, entenderlo, interpretarlo y ayudarlo, escrito por Equipo de expertos 2100 expertos 2100, publicado por de Vecchi /DVE ediciones.

Introducción

De todos es sabido lo importante que es la comunicación entre los seres humanos. Podemos llegar a afirmar que la comunicación es consustancial con la naturaleza humana, el hombre ha sentido siempre la necesidad de comunicarse.

A través de signos, por medio de las palabras, con figuras, a través de escritos, etc., los hombres se han comunicado entre ellos, ya que «comunicarse» no es más que dar y recibir información. Información, en el sentido que más nos interesa, no es más que un conjunto de noticias sobre una cosa, sobre un hecho.

Las formas y facilidades para comunicarse han variado a través de la historia, y hoy en día, el hombre posee unos medios fantásticos para hacerlo, como pueden ser el teléfono, el telefax, el correo electrónico (e-mail), el correo, etc.

Y es que la comunicación es imprescindible en todos los aspectos de la vida. Así, observamos que en nuestra vida privada y familiar la comunicación entre las personas es absolutamente necesaria. Lo mismo ocurre en la vida comercial; se llega a poder afirmar que sin comunicación no existirían ni los negocios ni las empresas. Precisamente son estas las que en mayor grado utilizan los medios técnicos de comunicación más modernos que hoy en día están a disposición del hombre.

Tal vez la manera más completa de comunicarse con los demás, la que ofrece un mayor número de posibilidades de expresar exactamente aquello que se desea, sea la escritura, la palabra escrita. La comunicación escrita abarca desde la exposición de un pensamiento filosófico a la redacción de una pequeña nota.

A pesar de la gran cantidad de medios de comunicación que actualmente se encuentran en nuestro entorno, el lenguaje escrito no ha perdido ni, creemos, perderá nunca el lugar preeminente. Además de ser la forma más cultade expresión, tiene la ventaja sobre casi todos los demás medios, de permanecer, de dejar constancia. Nos permite también reflexionar a medida que vamos escribiendo, dominar y corregir sobre la marcha aquellos impulsos de los que, más tarde, pudiéramos arrepentirnos.

Este libro está dedicado a la expresión escrita que se enmarca dentro de la comunicación en nuestro ámbito privado y comercial. Con él intentaremos establecer las pautas que deben regir nuestros escritos, ayudándonos a diferenciar cuándo es oportuno comunicarse por medio de una carta, una nota, un saluda o una instancia.

Dedicaremos un amplio capítulo a los medios más utilizados en la comunicación escrita en general, analizando sus ventajas e inconvenientes, para posteriormente, centrados ya en los escritos, hablar sobre la calidad que deben observarse en los mismos. Después, subdividiremos el libro en la correspondencia privada y en la comercial. En cada uno de estos dos grandes capítulos, unas pequeñas introducciones teóricas nos diseñarán el patrón que debe seguir cada tipo de comunicación. Ejemplos claros y concisos ilustrarán cada uno de ellos.

El objetivo del libro no es otro que el de servir de ayuda y de consulta a cuantos quieren hacer de sus escritos la base de la comunicación con sus semejantes.

La comunicación escrita

La comunicación se puede considerar un fenómeno tan antiguo como el hombre mismo. El deseo de comunicarse unos individuos con otros es algo inherente al propio hombre.

Si analizamos este fenómeno de cerca, nos daremos cuenta de que ha ido evolucionando a la par con otros muchos. Citaremos aquí la evolución del sistema telefónico, del informático, etc.

Podemos dividir a las comunicaciones en dos clases: las habladas y las escritas.

En todo proceso comunicativo ha tenido, y tendrá siempre, mucha importancia la palabra escrita. A través de ella, un amplio abanico de información se difunde de un extremo del globo terráqueo a otro. Y es gracias a los avances tecnológicos que esta misma información circula más rápidamente y con más nitidez.

Las comunicaciones habladas son las que se realizan mediante la emisión de palabras que son percibidas por medio del oído de los interlocutores. El principal inconveniente que encontramos en ellas es que al no quedar constancia, se debe confiar en la memoria, que no siempre es lo suficientemente buena para recordar todo lo hablado y, muchas veces, con el transcurso del tiempo, se olvida hasta lo fundamental de la conversación sostenida. Las comunicaciones escritas, por el contario, permanecen, se muestran inalterables al paso del tiempo.

En este capítulo nos referiremos a la comunicación escrita como la básica, la fundamental en todo proceso que tiene por objeto el transmitir in formación.

Por comunicación escrita entenderemos la que utiliza un soporte cualquiera y se percibe a través de la vista. El soporte es el elemento material en el que queda fijada la comunicación.

La forma habitual de las comunicaciones escritas, como su mismo nombre indica, es la escritura de palabras mediante la utilización de las letras del alfabeto.

Sin embargo, el hecho de que este sea el medio normal no quiere decir que sea el único. Así, en las comunicaciones escritas se pueden emplear dibujos, fotografías, símbolos, gráficos, etc.

Como no es posible escribir o dibujar en el aire, es preciso utilizar un material adecuado para que en él quede fijada la comunicación. También necesitaremos otros medios, tales como los manuales, lápiz, bolígrafo, etc.; los mecánicos, máquina de escribir, fotocopiadora, etc. A todos ellos nos referiremos ampliamente en este capítulo. Antes profundizaremos un poco más dentro del concepto de comunicación escrita.

Clases de comunicación escrita

Podemos clasificar las comunicaciones escritas desde muchos y diversos puntos de vista:

1. Atendiendo a los medios utilizados, tanto en lo que al soporte se refiere como a la técnica empleada, tendremos una cantidad muy numerosa de comunicaciones escritas: escritura manual, escritura mecanográfica, escritura mecánica (reproducción), fotografía, dibujo, telegrama, etc., así como en papel, cartón, cartulina, made ra, etc.

2. Atendiendo al medio empleado para dar curso a las comunicaciones, las podemos dividir en postales, si utilizamos el correo; telegráficas, si se trata del telégrafo, o el télex, si usamos este aparato, además de las de entrega en mano por medios propios o ajenos.

3. Atendiendo al ámbito de circulación las clasificaremos en internas y externas. Son internas, o interiores, las que no salen de la propia empresa. Por otra parte, se consideran externas, o exteriores, las que van destinadas fuera de la empresa.

4. Atendiendo al emisor y al destinatario, podemos dividirlas en individuales y colectivas. Son individuales las realizadas por una persona, o empresa, y dirigidas únicamente a otra persona o empresa. Las colectivas son las remitidas a un grupo de personas o empresas, o redactadas por uno de estos grupos.

5. Atendiendo a los símbolos utilizados, podemos dividir las comunicaciones escritas en usuales, es decir, las que utilizan la escritura normal, y las especiales, las que se elaboran con símbolos, dibujos u otros procedimientos (gráficos, perforaciones, etc.).

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