100 cartas administrativas

El siguiente texto es un extracto del libro 100 cartas administrativas(ISBN: 9781646995950) Conocerlo, entenderlo, interpretarlo y ayudarlo, escrito por Juan Sebastián González, publicado por de Vecchi /DVE ediciones.

Si las normas de calidad para las comunicaciones escritas que desarrollaremos a continuación son aplicables, en mayor o menor grado, a todos los escritos, resultan absolutamente imprescindibles cuando se trata de correspondencia que se sale del ámbito de lo particular. Cuando redactamos un escrito dirigido a una institución oficial o relacionada con ella, casi nunca deseamos expresar sentimientos. La finalidad de este tipo de correspondencia es meramente funcional. Debemos seguir, en la medida de lo posible, las siguientes normas básicas:

• Orden (estructural). No podemos redactar el escrito de forma espontánea, que refleje el fluir de las ideas en nuestra mente. Todo escrito debe seguir un orden estructural: fecha, encabezamiento, introducción, cuerpo (asunto o tema de la comunicación escrita), despedida y firma.

• Claridad. La claridad es condición indispensable. En general, diremos que un escrito será claro cuando no se preste más que a una sola interpretación. Así, por ejemplo, en el lenguaje jurídico, habitual en la correspondencia administrativa, tendemos a las oraciones subordinadas, la ausencia de pausas y el vocabulario enrevesado, lo que dificulta la comprensión.

• Concisión. No debemos extendernos innecesariamente en nuestros escritos, ya que suponen una pérdida de tiempo tanto para el que los redacta como para el que debe leerlos. La concisión, además, contribuye a la claridad. Si queremos tratar varios temas, haremos entre ellos una separación razonable que no alargue el texto sino que ayude a clarificar las ideas.

• Consideración. Nuestros escritos deben ser pensados y bien meditados. No redactaremos jamás sin convencimiento y conocimiento plenos de lo que queremos expresar.

• Compleción. En nuestros escritos no podemos omitir detalles o ideas importantes. Si nuestras cartas no son completas, podemos crear en el lector confusiones lamentables u omisiones importantes en el cumplimiento del encargo o en la comprensión total del escrito. Esto último aún tiene más relevancia cuando hablamos de correspondencia administrativa.

• Cortesía y diplomacia. La educación y las buenas formas deberán estar siempre presentes en nuestros escritos, serán norma esencial de nuestra correspondencia. Un escrito descortés produce una impresión sumamente negativa a quien la recibe. Si tenemos motivos para escribir un texto negando, reclamando o señalando algún error, debemos intentar hacerlo sin herir los sentimientos del destinatario. Si la cortesía y la diplomacia faltan en nuestros escritos, provocaremos, en muchas ocasiones, efectos contrarios en nuestros lectores, que no los acogerán con la atención que se merecen.

• Presentación. La apariencia de un escrito refleja nuestra forma de ser, es como nuestra tarjeta de visita, que nos puede abrir o cerrar puertas. Así como las personas deben presentarse correctamente vestidas y aseadas para agradar, los escritos deben gozar de un aspecto atractivo y pulcro tanto por el papel utilizado como por el membrete y por el escrito en sí, que debe estar bien distribuido, con sus apartados, puntos yaparte, párrafos, márgenes adecuados, etc. Así pues, entregaremos siempre nuestros escritos impecables. Para el caso de los escritos dirigidos a gestorías, es corriente utilizar el correo electrónico; en el resto de los casos, esto no es lo común. Debemos señalar también que hoy en día la Administración Pública está implementando un sistema de formularios por internet.

Gestorías, abogados y procuradores

Muchas de las gestiones de la vida diaria las podemos hacer nosotros mismos dirigiéndonos directamente a los organismos competentes, pero hay algunas en las que necesitaremos los servicios de una gestoría, un procurador o un abogado. En esta sección nos ocuparemos de la correspondencia dirigida a estas figuras. De entre todos los modelos de correspondencia administrativa, estos son los menos rígidos.

Solicitud de la partida de nacimiento

[lugar y fecha]

[NOMBRE DEL GESTOR O DE LA GESTORÍA]

Sr. D. …

Agradecería mucho me hiciera llegar, contra reembolso, mi partida de nacimiento legalizada.

Mis datos son los siguientes:

— Nombre: …

— Apellidos: …

— Nacido en …

— Provincia de …

— Fecha: …

— Nombre del padre: …

— Nombre de la madre: …

En espera de sus noticias, le saluda atentamente,

[firma]

Solicitud de la partida de bautismo

[lugar y fecha]

Rvdo. D. …

Párroco de …

Le agradecería me enviara una partida de bautismo, necesaria para la tramitación de mis papeles para contraer matrimonio.

Mis datos son los siguientes:

— Nombre: …

— Apellidos: …

— Nombre del padre: …

— Nombre de la madre: …

— Fecha aproximada del bautizo: …

Le ruego me la envíe, contra reembolso. a la dirección que figura en el remite.

Gracias por su atención y reciba un cordial saludo.

[firma]

Solicitud de la partida de confirmación

[lugar y fecha]

Rvdo. D. …

Párroco de …

Le agradecería me enviara lo antes posible, y contra reembolso, una partida de confirmación de mi hijo … [nombre y apellidos],celebrada el año … y cuya fecha exacta no puedo recordar.

Le doy las gracias anticipadas y le saludo atentamente.

[firma]

Solicitud del certificado de penales

[lugar y fecha]

[NOMBRE DEL GESTOR O DE LA GESTORÍA]

Agradecería que me enviaran lo antes posible un certificado de penales para el pasaporte.

Mis datos personales son los siguientes:

— Nombre: …

— Apellidos: …

— DNI: …

— Edad: …

— Natural de …

— Nombre del padre: …

— Nombre de la madre: …

Puede enviármelo contra reembolso.

Agradecido de antemano, le saluda atentamente,

[firma]

Solicitud de tramitación del pasaporte

[lugar y fecha]

[NOMBRE DEL GESTOR O DE LA GESTORÍA]

Les ruego me tramiten un pasaporte nuevo, ya que el actual me caducará aproximadamente dentro de un mes.

Les adjunto las fotografías necesarias y les agradecería que me hagan llegar por correo los impresos que debo firmar.

Desearía que me comunicaran con cierta antelación el día concreto que debemos encontrarnos en la Jefatura de Policía, en la sección de pasaportes, para la firma del documento.

Atentamente les saluda,

[firma]

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