100 cartas de empresa

El siguiente texto es un extracto del libro 100 cartas de empresa (ISBN: 9781646999248) Conocerlo, entenderlo, interpretarlo y ayudarlo, escrito por Juan Sebastián González , publicado por de Vecchi /DVE ediciones.

Introducción

La finalidad de toda comunicación es establecer contacto con las demás personas para un intercambio de información.

La comunicación entre personas es imprescindible en todos los aspectos de la vida y para la vida misma, pues a una persona incomunicada, totalmente aislada de sus semejantes, le es muy difícil la subsistencia. La vida comercial, el mundo de los negocios, no es más que uno de los aspectos de la vida humana y, para él, la comunicación es también absolutamente necesaria.

La correspondencia recibe el nombre de comercial cuando se aplica a los negocios, por lo que podemos definirla como el arte de tratar de los negocios mediante la escritura. Es imposible concebir una empresa sin comunicación interior y exterior. Si las diferentes personas pertenecientes a una compañía no se comunicaran entre sí y con las otras empresas, la vida mercantil, la misma continuidad de la empresa, sería totalmente imposible.

Tampoco queremos exagerar diciendo que la correspondencia sea el elemento fundamental de todos los negocios, pero sí podemos afirmar que se trata de uno de los factores fundamentales e imprescindibles.

La cantidad de operaciones y asuntos comerciales que se resuelven exclusivamente por medio de la correspondencia es enorme, y son muchas y diversas las empresas que realizan entre sí un volumen muy importante de operaciones que no se conocen más que mediante la correspondencia que mantienen, mientras que otras, aunque existan algunos contactos personales, resuelven la mayor parte de los asuntos con el correo.

Aunque su importancia sea menor, no hay que olvidar la correspondencia comercial interna, mediante la cual se comunican diferentes personas o secciones de la misma empresa.

Debemos hacer un inciso aquí para hablar del correo electrónico. Hoy en día, aunque no ha llegado a sustituir por completo al correo tradicional, sí que podemos decir que se ha impuesto. Pero, en el fondo, el objetivo siempre es el mismo: la comunicación entre las empresas y sus integrantes.

Los requisitos que toda carta o escrito comercial debe cumplir son los siguientes:

• Membrete. Va impreso en la parte superior del papel y ocupa toda la cabecera o solamente la parte central.

• Tipo de escritura. Sólo irán manuscritas las cartas confidenciales (y no todas) y, en algunos casos, las solicitudes de empleo.

• Presentación. La buena presentación exige que la carta esté bien centrada, con un tipo de letra sencillo y con una correcta distribución del texto (márgenes superiores e inferiores, espacios entre párrafos, etc.).

• Fecha. Generalmente se escribe debajo del membrete pero en el lado opuesto. El día se pone en números, y el mes, en letras. El año también se escribe en números. Jamás debemos indicar el día de la semana (no estamos escribiendo un diario).

• Saludo o encabezamiento. Pueden utilizarse los saludos neutros (Muy señor mío, Muy señor nuestro, Distinguido señor, Apreciado señor…).

• Despedida. Normalmente irá acompañada de una frase que servirá de conclusión o cierre. Utilizaremos fórmulas genéricas, como Atentamente le saluda, Un cordial saludo, Cordialmente le saluda, Reciba nuestro atento saludo…

• Firma. Siempre irá precedida de la antefirma (nombre y apellidos, y cargo).

Para los casos en que la comunicación se lleva a cabo mediante el correo electrónico, la mayoría de los elementos aquí citados se mantienen, aunque algo adaptados a sus propias características: por ejemplo, en muchos casos el membrete es sustituido por el campo «De:». No obstante, el hecho de utilizar este tipo de formato no implica que debamos olvidar la importancia de una buena presentación del texto, lo que facilitará su lectura.

Presentación y recomendación

Si la redacción y la forma en la que se presenta la información siempre son importantes, en las cartas de presentación y de recomendación esto se convierte en algo fundamental, ya que el objetivo de estas es expandir las fronteras de las empresas, introducir nuevos productos o allanar el camino a nuestros empleados, por ejemplo. En los casos en los que se trata de recomendar a un ex trabajador, puede ser algo aún más delicado, ya que las buenas formas son básicas.

Carta de presentación de una empresa

[MEMBRETE DE LA EMPRESA]

[EMPRESA A LA QUE SE DIRIGE]

[lugar y fecha]

Muy Sres. nuestros:

Nos complace anunciarles que hemos constituido una sociedad que exporta nuestros productos a Francia.

Somos fabricantes de tejidos de algodón y lino desde 1954, y nuestros productos son famosos en todo el mundo.

Nuestros artículos son de excelente calidad y estamos en condiciones de garantizar puntualidad de los plazos de entrega, dado que venimos exportando a Europa (Portugal y Alemania) desde hace muchos años.

Sin duda, nuestros tejidos de algodón tendrán una salida inmediata en su mercado.

En espera de poder iniciar una relación comercial larga y recíprocamente ventajosa, les saludamos atentamente.

[firma]

Respuesta a la carta de presentación

[MEMBRETE DE LA EMPRESA]

[EMPRESA A LA QUE SE DIRIGE]

[lugar y fecha]

Muy Sres. nuestros:

Hemos recibido su carta del 13 de enero y les agradecemos mucho el interés demostrado por nuestra empresa y nuestros productos.

Estamos interesados en ambos géneros de artículos propuestos por Uds., es decir, el algodón y el lino, dado que la nueva colección de invierno prevé un considerable empleo de este tipo de tejido.

Por ello, nos complacería mucho recibir su muestrario con las tramas y los colores, y toda la información que nos pueda ser de ayuda.

Asimismo, rogamos nos envíen su mejor precio y sus condiciones de venta.

Atentamente,

[firma]

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